Er du nyoppstartet og usikker på hva slags kassasystem du bør velge? Eller har et system som er modent for utskiftning.

Det er ikke lenge siden tradisjonelle kassaapparater var eneste alternativ for å registrere salg. I dag er kassaapparatene for en stor del erstattet av mer komplekse POS-systemer (Point Of Sales), som omfatter en rekke nyttige verktøy i tillegg til selve kassafunksjonen.

Noen ganger er behovene enkle og man ønsker ikke gå inn på dyre løsninger. Da er det viktig å velge et system som er skalerbar slik at ett og samme system kan utvides etter behov. Alle våre systemer er «hyllevarer» slik at man kan begynne enkelt og få en lav inngangspris. Så kan man utvide etter behov.

Lovens krav til kassasystemer

Bokføringsloven stiller strenge krav til dokumentasjon av kontantomsetning. Alle bokføringspliktige som driver kontantsalg må ha kassaapparat eller “annet likeverdig system“ som fortløpende dokumenterer salg med daterte, nummererte rapporter, og som kan skrive kvittering til kunden for hvert salg.

Kontantsalg er definert som at kunden gjør opp for seg i det produktet eller tjenesten leveres, uansett om det betales med kontanter, kort eller mobil. Salg via internett må også skje via systemer som tilfredsstiller kravet til likeverdighet.

Moderne POS-løsninger eller butikkdatasystemer gjør imidlertid mye mer enn bare å registrere og rapportere salg. De inkluderer blant annet funksjoner for lagerstyring, prisstyring, rabatt- og kampanjestyring, samt mer eller mindre avanserte økonomi- og rapporteringsfunksjoner.

Hvordan velger du riktig kassasystem?

Å velge det riktige kassasystemet for akkurat din bedrift kan virke som en uoversiktlig oppgave. Tenk nøye gjennom bedriftens behov, snakk med andre i bransjen, og kontakt oss gjerne for råd og vink i prosessen.

Her er et par tommelfingerregler å gå etter:

Tenk over hvilke funksjoner som er kritiske for driften, og hvilke som bare ser spennende eller morsomme ut. Jo mer komplekse funksjoner systemet har, desto mer tid vil du og dine ansatte bruke på opplæring og brukerstøtte. Det beste POS-systemet for din bedrift er det som gir riktig balanse mellom funksjoner og brukervennlighet.

Dess flere varenummer bedriften håndterer, desto viktigere blir det å ha et godt system for lagerstyring. Alle POS-systemer vil gi deg mulighet til innsikt i lagerbeholdningen, men et virkelig godt system vil gi deg rask og fullstendig oversikt i sanntid.

Hvis bedriften er nyoppstartet eller i en vekstfase, se etter et system som gjør det mulig å starte i det små med lave kostnader, men som også kan vokse i takt med virksomheten. Det kan spare virksomheten for betydelige kostnader som følge av at endrede behov krever et helt nytt kassesystem.